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 NORMATIVA REGULADORA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Y CALENDARIO DE ENTRADA EN VIGOR
Marco normativo
• Ley 58/2003 de 17 de Diciembre. Ley General Tributaria (descargar)
Art. 29.2e. - Obligación de expedir, entregar y conservar facturas.
• Ley 37/1992 de 28 de Diciembre L.I.V.A. (descargar)
Art. 88. Dos. - Repercusión mediante factura. Posible emisión telemática (Hasta 31/12/2002).
Art. 164. Dos, - Obligación de expedir y entregar factura. Por si o por TERCERO (Desde 1/1/2003).
Posible transmisión por M.E. Con consentimiento del destinatario y garantía de autenticidad e Integridad. Por si o por TERCERO.
Art. 165. Dos, - Conservación por medios electrónicos. Por si o por TERCERO.
• Decreto 2402/1985 de 18 de Diciembre
Art. 9 bis, - Deber de expedir y entregar factura.
Desarrolla aspectos vía telemática. Sistemas de facturación.
• Orden HAC 3134/2002 de 5 de Diciembre
Régimen de facturación telemática. Garantías con FE avanzada.
Posibilita otros medios de facturación (EDI) previa solicitud.
• Real Dto. 1496/2003 de 28 de Noviembre regulador de las obligaciones de facturación. (descargar)
Art. 17, - Remisión electrónica con consentimiento expreso. Garantías de autenticidad e integridad (F.E.A. Avanzada, EDI, otros).
Art. 19, - Conservación de facturas por medios electrónicos. Legibilidad. Acceso en línea.
• Orden EHA 962/2007 de 10 de Abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación de facturas. (descargar)
• Resolución sobre Digitalización.
Orden PRE/2971/2007 de 5 de Octubre sobre expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la AGE u OOAA dependientes de aquella y sobre la presentación ante la AGE o sus Organismos Públicos de facturas expedidas entre particulares. (descargar )
De toda esta prolija legislación vamos a realizar una exposición detallada de los puntos más significativos.
962/2007 DE O.M. HAC. QUE DESARROLLA EL REGLAMENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA
PRIMERO: Objeto. (Art. 1, 6 y 7 del R.D. 1496/2003).
SEGUNDO: Remisión de facturas y documentos sustitutivos (Art. 17 R.D. 1496/2003).
TERCERO: Autorización de sistemas de facturación electrónica a propuesta del contribuyente (Art. 18.1 del R.D. 1496/2003).
CUARTO: Facturas electrónicas recibidas de terceros países (Directiva 1999/93/C.E. del Parlamento Europeo y del Consejo de 13 de diciembre 1999).
QUINTO: Obligaciones del expedidor en la conservación de las facturas y documentos sustitutivos (Art. 19.1 del R.D. 1496/2003).
SEXTO: Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de las facturas y documentos sustitutivos (Art. 19.1 R.D. 1496/2003).
SÉPTIMO: Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos y justificantes.
OCTAVO: Impresión de facturas remitidas en formato electrónico.
NOVENO: Expedición y conservación de facturas fuera del territorio español.
EN VIGOR: el día siguiente al de su publicación en el BOE, el 11 de abril de 2007.
OBJETO: desarrolla aspectos de la remisión y conservación de facturas y documentos sustitutivos, en el marco del RD 1496/2003 de obligaciones de facturación.
REMISIÓN por medios electrónicos:
- El consentimiento del destinatario a la remisión por medios electrónicos podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
El destinatario podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel en cualquier momento. El proveedor deberá enviarlas en papel a partir de la recepción del comunicado.
- La expedición de documentos en un soporte dado, en papel o electrónico, no condicionará el medio por el que deban remitirse en un momento ulterior al mismo destinatario, o el medio por el que se deban remitir las facturas rectificativas o los duplicados.
- Será válida cualquier firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generado mediante un dispositivo seguro de firma de las reguladas en el Art. 3.3 Ley 59/2003, de firma electrónica (no sólo la Fábrica de Moneda y las homologadas en web de la AEAT).
- Las copias de las facturas expedidas por medios electrónicos incorporarán las firmas electrónicas en los mismos términos indicados en el párrafo anterior.
- Sistema de facturación electrónica basado en EDI: en el acuerdo de intercambio electrónico de datos entre las partes debe reflejar con precisión cuáles son los medios o procedimientos implementados en el sistema de facturación que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos intercambiados.
AUTORIZACIÓN sistemas de facturación electrónica a propuesta del contribuyente (autorizaciones del Art. 5.4, 18.1.c) y 19.4 del RD 1496/2003):
- Requisitos solicitud de autorización previa: describir cuáles son los elementos o medios para que garantizar la autenticidad y la integridad de contenido de los documentos electrónicos remitidos, de modo que estas garantías puedan ser verificadas por la Administración Tributaria.
- Órgano competente: solicitud dirigida al Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria AEAT, que resolverá en un plazo de 6 meses. Desestimada por silencio administrativo.
Facturas electrónicas recibidas desde el EXTRANJERO:
- Los requisitos para garantizar la autenticidad y la integridad serán los mismos que para el territorio español, independientemente del soporte y formato electrónico de los mismos.
- Corresponderá al destinatario del documento residente en España, previamente a aceptar la recepción, cerciorarse de que la firma electrónica utilizada es una firma electrónica reconocida conforme Art. 18.1 a) RD 1496/2003 (Art. 2.2- 6-10 Directiva 1999/93/C3).Formas de comprobación detalladas en el Art. 4 de esta Orden.
- El destinatario deberá disponer del software de verificación de firma y del procedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados extranjeros previstos en Art. 6.4 Orden.
Detalla las OBLIGACIONES en la CONSERVACIÓN de las facturas y documentos sustitutivos por parte del expedidor y por parte del destinatario (Art. 5 y 6 de la Orden):
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA:
- Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
- Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
- Requisitos del proceso de digitalización en Art.7 de la Orden (software de digitalización certificado).
IMPRESIÓN documentos REMITIDOS en formato electrónico:
Los contribuyentes destinatarios de facturas o documento sustitutivos remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica que deseen conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, según la Rsl. 2/2003 facturación telemática.
Expedición y conservación FUERA DEL TERRITORIO ESPAÑOL:
- Siempre que pongan a disposición del órgano de la AEAT que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada.
- No es posible el almacenamiento fuera del territorio español cuando estén en soporte papel.
- Conservación en tercer país no perteneciente a la UE o país sin asistencia mutua en materia de cobro, únicamente cuando la conservación sea realizada de forma directa por el propio obligado tributario previa comunicación a la AEAT o cuando la conservación sea encomendada a 3ª personas distintas del obligado tributario siguiendo el procedimiento Art. 9.4.
- No se admitirán las solicitudes de prestadores de servicios residentes en el extranjero que pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a entidades residentes en España.
Otras obligaciones formales para facilitar la comprobaciones administrativas – DA 1ª -
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Las aplicaciones informáticas utilizadas por el contribuyente en la generación de los datos deberán disponer de la adecuada funcionalidad de exportación de datos que garantice, en su caso, su importación por otros sistemas y aplicaciones informáticas distintas a las utilizadas por el contribuyente en el momento de su generación y que sean accesibles en el mercado en el momento en que la Administración tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente.
Régimen de los sistemas de facturación telemática autorizados – DA 2ª -
- Todos los sistemas de intercambio de facturación por medios telemáticos autorizados a la fecha de entrada en vigor Orden, conforme al apartado cuarto Orden 22-03-1996 continuarán siendo válidos.
- Todos los sistemas de facturación aprobados conforme al punto 2 del apartado Quinto de la Orden HAC/3134/2002 continúan siendo válidos conforme a las condiciones autorizadas.
- En caso de que sea necesaria una modificación en los sistemas autorizados, los interesados deberán comunicarlo previamente al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria, que deberá resolver atendiendo a los requisitos del RD 1496/2003) y en esta Orden.
Por lo que respecta a la Remisión de Facturas reproducimos una vez más un gráfico elaborado por Juan José Segura de la AEAT.
Obligaciones del Expedidor en la Conservación
• CONSERVAR LOS DOCUMENTOS EL PLAZO QUE SEÑALE LA NORMA TRIBUTARIA.
• Por si mismo.
• Por un tercero (Acuerdo de Prestación de Servicios).
• Responsabilidad del Obligado Tributario, que debe asegurarse de la existencia de copias de seguridad y medidas anti-contingencias.
• Posibilidad de Repositorio a disposición del Obligado Tributario con código de autenticación de mensajes que permite su acceso y garantiza que la factura cumple los requisitos.
• GARANTIZAR SU ADECUADO ORDEN Y SU LEGIBILIDAD.
• FACILITAR EL ACCESO COMPLETO A DICHAS COPIAS O MATRICES DE LAS FACTURAS.
• Consulta en línea a los datos.
• Copia = Fichero idéntico al original.
• Matriz = Conjunto de datos y programas o aplicaciones que permitan la generación de las facturas y copias o duplicados.
• CONSERVAR LOS DOCUMENTOS EN FORMATO ORIGINAL, DURANTE EL PLAZO QUE SEÑALE LA NORMA TRIBUTARIA.
• Por si mismo.
• Por un tercero.
• Debe cumplir idénticos requisitos que el Obligado Tributario.
• Puede poner un repositorio a disposición del Obligado Tributario con código de autenticación de mensajes que permita su acceso y garantice que la factura cumple los requisitos.
• VERIFICAR LA FIRMA Y DISPONER DEL PROCEDMIENTO DE CONTROL INTERNO QUE CONSIDERE ADECUADO PARA VERIFICAR LA VALIDEZ DE LOS CERTIFICADOS USADOS.
• Certificado caducado o suspendido=Documento no emitido ni recibido.
• GARANTIZAR SU ORDEN Y SU LEGIBILIDAD.
• FACILITAR EL ACCESO COMPLETO A LOS DOCUMENTOS.
• Consulta en línea de documentos.
• Posible búsqueda selectiva por datos a reflejar en libros I.V.A.
Digitalización Certificada de Documentos
• POSIBILIDAD DE DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS EN PAPEL.
• Por si mismo.
• Por un tercero.
• REQUISITOS:
• Software Certificado (ver la Resolución de 24 de octubre 2007 del M.E. y Hacienda).
• Garantía de imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
• Garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
• Resolución del M.E. HAC. de 24 de octubre de 2007.
“Tercero. Garantía de imagen fiel e íntegra.– Se entenderá por imagen un único fichero digital distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, que represente la apariencia física de la factura, de modo facsimilar dentro de los parámetros establecidos en el apartado anterior. La imagen obtenida debe respetar la geometría del original en tamaños y proporciones.
Para que la imagen se considere fiel e íntegra ha de ser obtenida en un proceso informático automático en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador se realicen, en el orden indicado, las siguientes tareas:
1.º Digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un fichero en memoria del sistema asociado al dispositivo.
2.º Proceso de optimización de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc...).
3.º Introducir en el fichero de la imagen, como metadatos, la información exigida por la Administración Tributaria que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización. Para la representación de metadatos, la Agencia Tributaria establece como referencia la especificación estándar denominada XMP (Extensible Metadata Platform).
4.º Firma del fichero que contiene la imagen optimizada y los metadatos, mediante firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria con base en un certificado eléctrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. El proceso de firma, en el que puede incluirse sellado de tiempo, conllevará, en cualquier caso, el cálculo previo de la huella o valor resumen del citado fichero. En el cálculo de la huella o valor resumen se podrá utilizar cualquier algoritmo que cumpla los requisitos tecnológicos mínimos, siendo SHA1 el mínimo que el estado actual de tecnología establece. El fichero, con la imagen resultante y sus metadatos, debe permanecer inalterado desde este instante.
La validez de la imagen digitalizada de la factura requerirá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad de la imagen con el documento digitalizado en el procedimiento de digitalización certificada.”
• Digitalización organizada en torno a una base de datos documentada con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con firma electrónica de la imagen de la factura.
• Que el obligado a la conservación disponga de un software de digitalización certificado.
• Con firma de la Base de Datos que garantice su integridad
• Que posibilite un acceso completo y sin demoras a la base de datos
“Séptimo. Acceso completo y sin demora.– Se entiende por acceso completo y sin demora aquel que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
Asimismo, la base de datos creada debe permitir la consulta a los siguientes datos: los de la firma electrónica de la imagen, incluido, en su caso, el sello de tiempo; la información del certificado y los metadatos a los que se hace mención en el apartado Tercero de esta Resolución; la referencia identificativa de la homologación acordada, una marca de tiempo, y el nombre y número de versión del software de digitalización.”
Hasta aquí se ha resumido en lo fundamental las disposiciones legales que regulan la e-factura, intentando huir en lo posible de los tecnicismos normativos. Conscientes de que no lo hemos conseguido plenamente procedemos a continuación a explicar lo mismo en lenguaje corriente y para ello seguimos en parte el texto del “Manual de Factura Electrónica” editado por Foment del Trabajo (la patronal catalana) cuyo texto íntegro se encuentra en formato PDF de libre y gratuito acceso en la web: www.fomento.es.
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